In het wettelijke kader van het onderwijsveld is het noodzakelijk dat scholen en instellingen bepaalde voorvallen, zoals schorsingen en verwijderingen van leerlingen, melden aan de Inspectie. De meldingsformulieren, die hiervoor beschikbaar zijn, bevatten veel afhankelijkheden, bijvoorbeeld van de onderwijssoort die de betreffende leerling volgt - voor primair onderwijs kan andere wetgeving van toepassing zijn dan voor voortgezet onderwijs.
Eerdere versies van deze formulieren waren om deze reden gesplitst in formulieren per sector of per specifieke deelmelding. In de loop der tijd waren die gesplitste formulieren steeds meer van elkaar gaan afwijken en was het beheer steeds complexer geworden. De formulieren waren in Java gecodeerd en alleen met de hulp van ontwikkelaars konden aanpassingen in de formulieren worden gerealiseerd.
Na het opstellen en toetsen van de functionele eisen aan de formulieren is gezocht naar een mogelijkheid om functioneel beheerders van het self-service portaal meer greep te geven op deze formulieren. Dit heeft geleid tot de selectie van Orbeon als formulierenserver. Orbeon kent een gebruiksvriendelijke Forms Designer, waarmee formulieren aangepast kunnen worden, (help-)teksten gemuteerd, et cetera. Orbeon is een XForms applicatie. XForms is de W3C standaard waarin de onderdelen van een formulier, validaties en afhankelijkheden declaratief kunnen worden vastgelegd.
Met deze selectie als uitgangspunt is vervolgens gekozen om de verschillende varianten van een formulier samen te voegen en zodoende maximaal hergebruik van formulieronderdelen te bereiken.
De formulieren bevinden zich in een self-service portaal, waarvoor de gebruiker moet zijn ingelogd. Dit betekent dat een aantal gegevens van de gebruiker en van de school of instelling waarvoor de melding gedaan wordt, al bekend zijn. Deze gegevens worden met behulp van een prefill functie al in het formulier geplaatst.
Om de hoeveelheid invoerwerk voor de gebruiker tot een minimum te beperken, is onderzocht welke vragen al van een (waarschijnlijk) antwoord kunnen worden voorzien. Ook is veel aandacht besteed aan de validatie van antwoorden. Het (juridische) belang van dit soort meldingen vraagt immers om de hoogst mogelijke datakwaliteit. Naast een aantal "harde" validaties, zoals controle op de datum van een voorval, die niet in de toekomst kan liggen, zijn ook "zachte" validaties ingevoerd. Het geboortejaar van een leerling zal met zekerheid in het verleden liggen, maar hoe ver in het verleden? Validatiefuncties signaleren een onwaarschijnlijke waarde, zodat de gebruiker deze waarde nogmaals kan toetsen.
De formulieren bevatten een aantal logische paden, die bijvoorbeeld bepaald worden door de onderwijssector, waarbinnen de melding plaatsvindt. De formulieren zijn zo ingericht, dat alleen die vragen in beeld verschijnen die binnen een logisch pad vallen. Zo wordt de bezoeker door het invoerproces geleid zonder afleiding door niet-relevante vragen.
Benieuwd hoe uw formulieren verbeterd kunnen worden, in hogere datakwaliteit kunnen resulteren en het leven van de invuller gemakkelijker maken? Neem dan contact op met Johan Blok.